Punto y final a las tareas repetitivas sin valor: cómo la automatización robótica de procesos (RPA) está transformando la eficiencia en las organizaciones.

¿Imaginas un mundo en el que los robots se encargaran de las tareas repetitivas y tediosas, y liberaran a las personas para que se enfoquen en actividades estratégicas y de valor para la organización? Bienvenido a la era de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA), una tecnología que revoluciona la forma de trabajar en las organizaciones.

La automatización robótica de procesos (RPA) reduce los costos de TI y mitiga la complejidad. Los enfoques tradicionales para gestionar la complejidad tecnológica suelen implicar grandes inversiones, alto riesgo y largos periodos para recuperar las inversiones. Por eso las organizaciones están adoptando nuevas estrategias, implementando herramientas de RPA para liberar a sus colaboradores de tareas tediosas y de poco valor.

La RPA es una tecnología que utiliza software para imitar las actividades realizadas por los usuarios, lo cual facilita la automatización de procedimientos variados. Es muy adecuada para una gran variedad de tareas, lo cual resulta en una mejora en la eficiencia y disminución de errores.

Todos aquellos procesos con un gran volumen, tanto en términos de cantidad de documentos como de trabajo manual y repetitivo que se requiere para procesarlos son susceptibles de automatizarse. Los bots pueden realizar la entrada de datos, los cálculos… y las personas intervienen en los procesos de validación del trabajo de los bots y pueden destinar su tiempo a realizar otras actividades de mayor valor añadido.

Con la RPA, las compañías pueden reducir costos, mejorar la eficiencia y la consistencia de los procesos, y propiciar valiosos ‘insights’ a partir de los datos. Pero tampoco intimida por la complejidad tecnológica.

En lo que respecta a la tecnología, la RPA es relativamente fácil de implementar porque no depende de nuevas plataformas o infraestructura. Sin embargo, requiere diseño inicial sólido y un conocimiento detallado del proceso a automatizar para evitar errores de configuración.

En el mercado hay varias opciones de soluciones RPA disponibles, que proporcionan herramientas visuales para desarrollo, inteligencia artificial e integración.

También adquiere una gran importancia en la transformación digital porque se puede combinar con tecnologías emergentes como ‘IA’ y ‘Machine Learning’. Esto facilita a las compañías mejorar sus procesos, tomar mejores decisiones y obtener información valiosa de los datos.

Las empresas pueden evitar inversiones significativas en tecnología al implementar RPA. Se pueden reducir gastos operativos y liberar presupuesto para otras iniciativas.

A diferencia de los enfoques tradicionales de TI, que suelen demandar grandes inversiones y conllevan proyectos arriesgados, la RPA presenta una alternativa eficiente y económica. Esto permite a los CIOs automatizar tareas repetitivas, para que los empleados se puedan concentrar en actividades estratégicas.

  1. Reducción de costes: el uso de procesos de RPA reduce la necesidad de mano de obra intensiva en tareas repetitivas.
  2. Eficiencia y consistencia: los RPA son más rápidos y menos propensos a errores, de este modo mejoran la calidad del servicio.
  3. Flexibilidad y escalabilidad: los robots pueden operar 24 horas del día, los 7 días de la semana, con el beneficio añadido de poder escalar rápidamente según las necesidades.
  4. Precisión: el software RPA aporta fiabilidad y precisión en la captura y gestión de los datos.

La implementación de RPA está exento de complejidades, permite al usuario final participar en su diseño y no necesita de plataformas o infraestructura adicionales.

Para evitar errores y aprovechar al máximo sus beneficios, es fundamental contar con una consultora, como ERHARDT Serikat, con la experiencia necesaria en la implementación eficiente de un RPA ajustado al nivel de necesidad de la organización y aprovechando su inmenso potencial para mejorar la eficiencia operativa en la organización.

  1. Resiliencia de los Bots: la integración de la IA es crucial para hacer que los bots sean capaces de adaptarse a cambios en los procesos sin necesidad de reprogramación constante.
  2. Seguridad y cumplimiento: a medida que la RPA se expande, mantener la seguridad y el cumplimiento normativo es esencial para evitar vulnerabilidades en los procesos automatizados.
  3. Gestión del cambio: la implementación de RPA requiere una gestión efectiva del cambio para asegurar la aceptación y el uso adecuado por parte de los empleados.
  1. Inteligencia artificial y aprendizaje automático: integrar IA y aprendizaje automático para mejorar la capacidad de los bots de manejar excepciones y aprender de experiencias pasadas.
  2. Interoperabilidad y escalabilidad: mejorar la interoperabilidad entre diferentes sistemas y la capacidad de escalar rápidamente las soluciones de RPA según las necesidades del negocio.
  3. Experiencia del usuario: simplificar las herramientas de desarrollo para permitir que usuarios sin conocimientos técnicos puedan configurar y mantener bots de manera eficiente.

ERHARDT Serikat colabora con desarrolladores de RPA, como Aura, para aprovechar al máximo esta innovadora tecnología que aporta ahorros significativos y mejora la calidad de los procesos.

Recientemente hemos aplicado la RPA en nuestro propio Proceso de Selección de Personal, utilizando para ello ‘AuraQuantic’, que nos ha permitido eliminar tareas manuales y asegurar el intercambio seguro de información.

Anteriormente, el proceso era lento y cada cambio requería de nuevas y costosas inversiones. La solución que ofrece ‘AuraQuantic’ nos ha permitido desarrollar de forma rápida un proceso esencial en nuestra organización sin necesidad de acometer costosos desarrollos personalizados.

Para dar forma al proyecto se formó un grupo de colaboradores con el propósito de identificar y mejorar las labores y áreas involucradas. Participaron los usuarios del Departamento de Personas y todas aquellas áreas de negocio implicadas de alguna forma en el proceso de selección y contratación de personal.

Estos eran los desafíos a los que nos enfrentábamos.

  1. Análisis e implementación de secuenciación de los diferentes procesos.
  2. Automatización de las tareas/actividades que antes eran manuales.
  3. Superar una cultura de trabajo que dependía, en gran medida, del uso del correo electrónico.

Y éstos algunos de los beneficios.

  1. Eliminación total de los correos electrónicos.
  2. Reducción del 70% en el tiempo que se tarda en buscar información y seleccionar candidatos.
  3. Mayor seguridad en los datos y transparencia en las comunicaciones.
  4. Proceso de reclutamiento ligado al del ‘onboarding’ del empleado para sumar una versatilidad facilitadora de este tipo de cometidos.

El “macroproceso” de selección reunía un conjunto de 9 procesos y 44 subprocesos. Todos ellos se automatizaron con AuraQuantic. La adopción de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA),  ha venido a dar respuesta a la necesidad de eliminar las tareas manuales y repetitivas, y facilitar el intercambio de información de forma sencilla y segura, entre los diferentes actores implicados en la selección de candidatos para cubrir las vacantes disponibles en la compañía.

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